Thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, trong thời gian qua, công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh đã được triển khai thực hiện có hiệu quả; trình tự, thủ tục chứng thực về cơ bản được thực hiện đúng quy định; kịp thời đáp ứng các yêu cầu chứng thực của người dân. Để thực hiện nghiêm túc, thống nhất các quy định của pháp luật về công tác chứng thực; tiếp tục nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động chứng thực trên địa bàn tỉnh, ngày 01/8/2008, UBND tỉnh đã ban hành Chỉ thị số 05/2008/CT-UBND về việc tăng cường công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh Tuyên Quang; theo đó UBND tỉnh chỉ thị Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn, Đẩy mạnh việc truyên truyền sâu rộng trong cán bộ và nhân dân Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ và các văn bản liên quan đến công tác chứng thực để cán bộ, nhân dân biết và thực hiện.
Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã: Rà soát lại biên chế và năng lực cán bộ, các điều kiện về cơ sở vật chất của Phòng Tư pháp và UBND cấp xã trên địa bàn để bố trí đủ nhân lực giải quyết kịp thời, đúng quy định các nhu cầu về chứng thực của nhân dân; trước mắt tuyển chọn và bố trí đủ cán bộ tư pháp - hộ tịch cho những xã hiện nay còn thiếu. Xây dựng kế hoạch bố trí cán bộ tư pháp - hộ tịch giúp UBND cấp xã thực hiện công tác chứng thực bảo đảm ổn định lâu dài. Hạn chế tối đa việc thay đổi cán bộ tư pháp - hộ tịch cấp xã, trường hợp do yêu cầu cấp thiết của công việc, phải điều động, thay đổi cán bộ phải có phương án bố trí ngay cán bộ có đủ tiêu chuẩn theo quy định để thay thế. Chỉ đạo các Phòng Tư pháp, UBND cấp xã niêm yết công khai trình tự, thủ tục chứng thực, cấp bản sao và các quy định về mức thu lệ phí trong hoạt động chứng thực, cấp bản sao; bảo đảm thường xuyên có người trực tiếp nhận, giải quyết kịp thời, đúng quy định các yêu cầu về chứng thực của tổ chức và công dân; phối hợp với Sở Tư pháp tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện công tác chứng thực thuộc địa bàn quản lý, xong trong quý IV/2008. Chỉ đạo xây dựng và quản lý đội ngũ cộng tác viên dịch thuật tiếng nước ngoài theo các tiêu chuẩn quy định; đảm bảo đủ điều kiện để thực hiện chứng thực các văn bản, tài liệu có liên quan đến tiếng nước ngoài. Đầu tư các trang thiết bị, cơ sở vật chất cần thiết phục vụ cho công tác chứng thực; đặc biệt là các biện pháp an toàn, phòng chống cháy, nổ, ẩm ướt, mối, mọt đối với sổ sách, giấy tờ được lưu trữ. Thường xuyên kiểm tra, thanh tra việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn.
Sở Tư pháp, phối hợp với UBND các huyện, thị xã và các cơ quan liên quan tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ làm công tác chứng thực cấp huyện, cấp xã; nhằm giúp cho các địa phương thực hiện thống nhất về trình tự, thủ tục trong công tác chứng thực. Hướng dẫn nghiệp vụ cho Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã thực hiện công tác chứng thực đúng thẩm quyền và tuân thủ trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật; kịp thời hướng dẫn, tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong công tác chứng thực phát sinh ở cơ sở. Rà soát các văn bản do địa phương ban hành có nội dung liên quan đến công tác công chứng, chứng thực để kiến nghị, đề xuất cơ quan ban hành văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế những văn bản có nội dung không còn phù hợp với Nghị định số 79/2007/NĐ- CP ngày 18/05/2007 của Chính phủ. Cung cấp đầy đủ, kịp thời các văn bản, tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ về công tác chứng thực cho cấp huyện, cấp xã. Thường xuyên tổ chức kiểm tra, thanh tra hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trên địa bàn tỉnh theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/05/2007 của Chính phủ. Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trên địa bàn tỉnh báo cáo UBND tỉnh, Bộ Tư Pháp theo định kỳ 6 tháng và hằng năm.
Sở Nội vụ, phối hợp với Sở Tư pháp, UBND các huyện, thị xã xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng kiến thức pháp luật cho cán bộ, công chức thực hiện công tác chứng thực cấp huyện, cấp xã. Kiểm tra, đôn đốc việc củng cố kiện toàn đội ngũ cán bộ các Phòng Tư pháp, cán bộ tư pháp - hộ tịch các xã, phường, thị trấn.
Sở Tài chính, hướng dẫn, kiểm tra việc thu, chi tài chính và quản lý, sử dụng kinh phí trong hoạt động chứng thực trên địa bàn tỉnh theo đúng quy định của Nhà nước.
Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh, Báo Tuyên Quang, Phối hợp với Sở Tư pháp tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật về chứng thực để cán bộ, nhân dân biết và thực hiện. Kịp thời đưa tin phản ánh những hành vi sách nhiễu, tiêu cực, gây phiền hà của cán bộ, công chức khi giải quyết công việc của người dân trong lĩnh vực chứng thực.
Ban biên tập