Nghị định ban hành nhằm hoàn thiện cơ sở pháp lý về công tác chứng thực, bảo đảm thống nhất, minh bạch, đồng thời tạo thuận lợi cho người dân và tổ chức trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính.
Mở rộng đối tượng thực hiện chứng thực
Nghị định số 280/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung khoản 9 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP theo hướng mở rộng đối tượng thực hiện chứng thực.
Theo đó, người thực hiện chứng thực gồm: Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; Người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực theo quy định; Công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng; Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và các Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
Như vậy, so với quy định trước đây, Nghị định mới bổ sung thêm đối tượng là người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực, góp phần tăng tính linh hoạt, đáp ứng yêu cầu công việc tại cơ sở.
Quy định cụ thể về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực
Nghị định số 280/2025/NĐ-CP quy định rõ thẩm quyền và trách nhiệm của từng đối tượng thực hiện chứng thực, cụ thể:
Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chữ ký người dịch, chứng thực các giao dịch liên quan đến tài sản, quyền sử dụng đất, nhà ở, di chúc, văn bản từ chối hoặc phân chia di sản... đồng thời chỉ đạo và tổ chức hoạt động chứng thực trên địa bàn.
Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng thực các việc theo quy định tại các điểm a, b, c khoản 1.
Công chứng viên có thẩm quyền chứng thực các việc tương tự và chịu trách nhiệm về nội dung chứng thực.
Nghị định cũng quy định việc chứng thực không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu trong các trường hợp: Chứng thực bản sao, chữ ký, giao dịch liên quan đến động sản, di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền về đất đai, nhà ở hoặc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ giao dịch đã chứng thực.
Các giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất và nhà ở vẫn phải thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất hoặc có nhà.
Ứng dụng dữ liệu điện tử trong hoạt động chứng thực
Một điểm mới đáng chú ý là người thực hiện chứng thực không được yêu cầu người dân xuất trình bản chính hoặc bản sao các giấy tờ đã tích hợp trên VNeID khi người yêu cầu đã xuất trình thông tin tương ứng từ ứng dụng này.
Trường hợp có thể khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu khác, người thực hiện chứng thực phải chủ động tra cứu, không yêu cầu người dân xuất trình thêm giấy tờ. Quy định này nhằm đẩy mạnh chuyển đổi số, giảm giấy tờ, tiết kiệm thời gian và chi phí cho người dân, tổ chức.
Quy định rõ trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các cấp
Nghị định số 280/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 43 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, quy định rõ trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các cấp trong quản lý nhà nước về chứng thực, phù hợp với mô hình chính quyền địa phương hai cấp.
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chịu trách nhiệm quản lý nhà nước về chứng thực tại địa phương; tổ chức triển khai, hướng dẫn nghiệp vụ, tuyên truyền pháp luật, ứng dụng công nghệ thông tin, kiểm tra hoạt động chứng thực và công khai danh sách người ký chứng thực trên Cổng thông tin điện tử.
Ủy ban nhân dân cấp xã quản lý hoạt động chứng thực trên địa bàn; tuyên truyền, cấp bản sao có chứng thực, giải quyết khiếu nại, phản ánh và báo cáo định kỳ tình hình chứng thực lên Sở Tư pháp.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực có trách nhiệm thông báo mẫu chữ ký sử dụng khi ký chứng thực cho Sở Tư pháp.
Theo quy định chuyển tiếp tại Điều 47, các giao dịch đã chứng thực trước ngày 01/7/2025 tại Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã sẽ do Ủy ban nhân dân cấp xã lưu trữ hồ sơ chứng thực giao dịch tiếp tục thực hiện các thủ tục sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, cấp bản sao có chứng thực.
Các sổ chứng thực lập trước ngày Nghị định có hiệu lực (01/11/2025) được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/12/2025.
Việc ban hành Nghị định số 280/2025/NĐ-CP góp phần hoàn thiện khung pháp lý về chứng thực, đảm bảo tính thống nhất và minh bạch trong thực thi. Quy định mới thể hiện rõ tinh thần cải cách hành chính, lấy người dân, tổ chức làm trung tâm phục vụ. Qua đó, tạo nền tảng thúc đẩy chuyển đổi số toàn diện trong lĩnh vực tư pháp, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và niềm tin của nhân dân.
Biên tập viên Cổng TTĐT tỉnh
