Ảnh minh họa.
Các cơ quan, đơn vị, địa phương quán triệt, tổ chức thực hiện nghiêm các chủ trương, chỉ đạo của Đảng, Chính phủ và Bộ Nội vụ về phòng, chống thiên tai và bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ, xác định đây là nhiệm vụ thường xuyên, quan trọng. Đồng thời, phân công cụ thể trách nhiệm của người đứng đầu và công chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ trong phòng ngừa, ứng phó và khắc phục sự cố thiên tai, bảo đảm rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm. Chủ động rà soát, kiểm tra, đánh giá mức độ an toàn, khả năng chống chịu của kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản tài liệu; tập trung kiểm tra các vị trí có nguy cơ dột, ngập lụt, sạt lở đất, lũ quét, ngập sâu. Kịp thời sửa chữa, gia cố các hạng mục xung yếu, ưu tiên hệ thống mái, cửa, điện, thoát nước và phương tiện, thiết bị phục vụ phòng, chống thiên tai, cứu hộ tài liệu.
Đối với kho lưu trữ, địa điểm bảo quản tài liệu nằm trong khu vực có nguy cơ cao xảy ra sạt lở, lũ quét, ngập sâu, các cơ quan, đơn vị, địa phương phải chủ động xây dựng phương án bố trí, di dời tài liệu đến nơi an toàn. Đồng thời, rà soát, hoàn thiện kế hoạch phòng, chống thiên tai, phương án ứng phó với các tình huống, nhất là bão mạnh, mưa lũ lớn, ngập lụt, sạt lở đất; phân loại, xác định các hồ sơ, tài liệu có giá trị để ưu tiên bảo vệ, xây dựng phương án di chuyển, sơ tán khẩn cấp và thực hiện hiệu quả phương châm “bốn tại chỗ”. Các đơn vị chủ động rà soát nhu cầu, bố trí nguồn lực sửa chữa, gia cố kho lưu trữ, bổ sung phương tiện, thiết bị cần thiết phục vụ phòng, chống, ứng phó và cứu hộ tài liệu theo quy định.
Cùng với các giải pháp bảo vệ trực tiếp, tỉnh yêu cầu đẩy mạnh ứng dụng khoa học, công nghệ và chuyển đổi số trong quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ; tăng cường số hóa hồ sơ, tài liệu, tạo lập cơ sở dữ liệu, bảo đảm khả năng khai thác, sử dụng và khôi phục thông tin khi tài liệu gốc bị hư hỏng, mất an toàn do thiên tai. Công tác tuyên truyền, hướng dẫn, tập huấn kỹ năng phòng ngừa, ứng phó sự cố cũng được chú trọng, nhất là kỹ năng chằng chống kho, di chuyển, sơ tán và xử lý tài liệu bị ướt, hư hỏng.
Sở Nội vụ chủ trì, hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, địa phương triển khai thực hiện; theo dõi, tổng hợp kết quả và tham mưu UBND tỉnh xử lý khó khăn, vướng mắc phát sinh; đồng thời tăng cường kiểm tra công tác bảo vệ, bảo quản tài liệu, nhất là tại các khu vực có nguy cơ cao xảy ra thiên tai.
Sở Tài chính phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan liên quan tham mưu UBND tỉnh xem xét, bố trí kinh phí thực hiện các nhiệm vụ theo quy định và khả năng cân đối ngân sách địa phương. Sở Khoa học và Công nghệ phối hợp, hướng dẫn đẩy mạnh ứng dụng khoa học, công nghệ, chuyển đổi số, số hóa hồ sơ, tài liệu và tạo lập cơ sở dữ liệu lưu trữ.
Các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc UBND tỉnh và UBND xã, phường báo cáo kết quả rà soát, triển khai thực hiện về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh. Trường hợp phát sinh nguy cơ mất an toàn đối với kho, tài liệu lưu trữ phải kịp thời báo cáo và chủ động triển khai phương án ứng phó, bảo vệ, di dời tài liệu đến nơi an toàn.
Biên tập viên Cổng TTĐT tỉnh
